Reto Abril. Día 26: Orden

Hola y bienvenido de nuevo a otro ejercicio practico del reto de abril de 2015 para el desarrollo de tus competencias. Entramos en la cuenta atrás de los últimos cinco días de abril, ya que hoy es el día 26. La competencia que desarrollaremos hoy es: Orden.

Competencia del Día

La competencia del día es el Orden, se podría definir como la capacidad de establecer un sistema para que las cosas estén en el sitio adecuado y perseverar en el sistema. El Orden es además un hábito que ayuda enormemente a gestionarse adecuadamente el tiempo. Ya se sabe el dicho: “cada cosa en un lugar y un lugar para cada cosa”.

Objetivo del Ejercicio

El Objetivo del Ejercicio de hoy es mejorar nuestro orden en un aspecto concreto de nuestro trabajo: el email. Para lo que daremos un pequeño truco que nos ayudará a tener más ordenados los emails cuando los recibimos.

El Ejercicio Práctico: el llamar a esto “ordenador” es una contradicción brutal

Cada vez recibimos más emails al día, de tal manera que se están convirtiendo en un ladrón del tiempo increíble. Es muy aconsejable no dejarnos interrumpir por el email y marcar cuándo vamos a gestionarlo (no sólo mirarlo a ver quién nos ha escrito, sino decidir qué hacer con cada email). Pero vayamos al ejercicio…

Todos los programas de gestión de correo electrónico (Mail, Outlook, Thunderbird…) poseen la opción de establecer reglas de mensajes entrantes. Es decir, que en cuanto entra un mensaje puedes decir al programa qué hacer con él. Esto es muy interesante para que según lleguen se vayan ellos solitos ordenando y así cuando vayamos a ver quién nos ha escrito con un solo vistazo lo sepamos.

Los pasos para hacer esto son los siguientes:

  1. Crea carpetas temáticas. Pueden ser: “Jefe”, “Proyecto XYZ”, “Información sobre la empresa”, etc.
  2. Crea reglas para que cuando llegue un email con un remitente concreto o un asunto del mensaje específico, lo envíe directamente a su carpeta.
  3. Cuando vayas a ver quién te ha escrito de un vistazo verás qué carpeta contiene mensaje nuevos y cuántos, ya que aparece automáticamente

De esta manera serás más eficaz en la gestión de tu email gracias a que serás más ordenado (o tu ordenador será más ordenado gracias a ti).

Mañana otro ejercicio práctico.

Saludos,

Raúl.

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