Reto Abril 2015. Día 10: Comunicación Escrita

¡Bienvenido de nuevo al reto abril 2015 para mejorar tus competencias! Ya estamos en el día 10, hoy cumplimos un tercio de nuestro camino y aún nos quedan muchas competencias que mejorar. En el día de hoy planteamos un ejercicio para mejorar la competencia Comunicación Escrita.

Competencia del Día: Comunicación Escrita

La competencia de Comunicación Escrita se puede definir como la capacidad para expresar por escrito ideas, información, conocimientos, pensamientos… de manera eficaz, clara, completa, rigurosa y convincente. Utilizamos esta competencia todos los días, ya que todos los días escribimos. Pero la pregunta es: ¿escribimos de manera adecuada? Todo es mejorable.

El Objetivo del Ejercicio

El Objetivo de este ejercicio práctico es el de mejorar la comunicación escrita que, me atrevo a afirmar, más utilizamos en el trabajo: el email. Sí, ese ladrón del tiempo cuando no se utiliza correctamente también es una herramienta de comunicación escrita que se utiliza en algunos casos de manera pésima en las organizaciones. Así que vamos a mejorar nuestros emails por el bien de todas las personas que los reciben y por nuestro propio bien, ya que cuanto mejor nos comuniquemos más probabilidad hay de que nos entiendan, se dejen influir por nosotros y nos hagan caso.

El Ejercicio Práctico: recordando la EGB

Para el Ejercicio Práctico de hoy, me voy a basar en las buenas prácticas sobre la escritura de emails que comento en las jornadas que realizo sobre Productividad Personal. Voy a apuntar sólo 5 porque lo importante de estos ejercicios del reto de abril de 2015 es que se lleve a cabo el entrenamiento. Y temo que si apunto 27 buenas prácticas al final se olvidarán, en cambio 5 serán más fáciles de recordar cuando vayamos a escribir el próximo email. Ahí van:

  1. Escribe un “Asunto” del email que sea conciso y descriptivo del contenido del email.
  2. Empieza con un saludo y termina con una despedida. Un buen saludo puede ser “Hola fulanito” o “Buenos días fulanita”. Una buena despedida puede ser “Saludos” o “Un abrazo” (depende de la confianza)
  3. Después del saludo escribe el objetivo del email o una introducción, información o las cuestiones que sean necesarias conocer por el destinatario para poder interpretar de manera adecuada el email.
  4. Si escribes un email que es uno más de una larguísima cadena de emails, borra aquellos que ya no aportan nada o resúmelos y bórralos para facilitar la lectura al destinatario.
  5. Relee al menos dos veces el email después de escribirlo para corregir faltas de ortografía, signos de puntuación, erratas, etc.

Si ya tienes cierta edad (como es mi caso), recordarás que éstas eran pautas que nos enseñaban en la EGB cuando nos tocaba la lección sobre “Cómo escribir una carta“. Y es que el email es un medio de comunicación escrita similar a las cartas manuscritas en muchas cuestiones, aunque su inmediatez y su gratuidad hayan provocado en muchas organizaciones un mal uso e indiscriminado. Como por ejemplo enviando en copia a todo el mundo “por si acaso”. O utilizando el email como la excusa del “si yo ya te lo envié”.

Mejorando nuestros emails no sólo mejoramos nuestra productividad personas, sino la de toda la organización.

Mañana más.

Saludos,

Raúl.

Un comentario

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